Nous sommes très nombreux à travailler sur notre ordinateur la plupart du temps, et nous savons tous qu’une bonne organisation permet de gagner un temps précieux. La prise de notes en informatique suggère que vous pouvez avoir accès à un document et le partager avec vos collègues de façon immédiate.
Se repérer parmi la jungle de nos fichiers peut être difficile, surtout avec la quantité massive d’informations que nous récoltons pendant les réunions, Zoom calls et autres étapes incontournables de la vie de bureau.
Heureusement, il existe un grand nombre de logiciels de prise de notes qui vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel. Ces logiciels sont souvent gratuits et parfois payants, et proposent des fonctions inédites d’archivage, de correction orthographique, de synchronisation de fichiers et d’autres éléments qui rendent la vie de secrétariat bien pratique.
OneNote : le plus utilisé
Il nous faut commencer par OneNote, un logiciel de prise de notes très populaire conçu par Microsoft. Même si le soft demande un peu de maîtrise, il est très diversifié et il vous permet d’organiser vos cours ou vos réunions de manière simple et fonctionnelle. Vous pouvez d’abord commencer par écrire du texte et le classer, mais vous pouvez également écrire de façon manuscrite sur votre tablette pour que le logiciel le retranscrive en traitement de texte.
Avec OneNote, vous pouvez également capter la voix des autres en réunion et retrouver toutes ces paroles en format texte. Une fois la conférence terminée, vous pouvez partager le briefing de réunion et le partager à vos collègues.
Très complet, le logiciel OneNote n’en demeure pas moins payant pour déployer toutes ses fonctionnalités. Il est pourtant très utilisé dans les milieux professionnels et estudiantins, car il permet de convertir vos fichiers dans tous les formats, notamment la conversion de fichiers Word en PDF.
Evernote : le meilleur logiciel gratuit
Tout comme l’éléphant qui orne son logo, le logiciel Evernote possède une grande mémoire, et il s’agit du logiciel gratuit de prise de notes le plus versatile du marché. Vous pouvez absolument tout faire avec Evernote, que ce soit le traitement de texte, la planification de projets et le partage sécurisé de documents.
Conçu pour faciliter la collaboration, Evernote vous permet de passer de votre ordinateur à votre tablette en toute simplicité. Le partage de fichiers avec vos collaborateurs est aussi simplifié. Avec Evernote, travailler sur un projet commun devient un jeu d’enfant. Vous pouvez également poser des annotations sur le projet d’un collègue qui sera notifié en temps réel.
Le logiciel Evernote est gratuit et disponible sur l’ensemble des systèmes informatiques. Il a déjà changé la façon de travailler de millions de personnes.
Joplin : le plus sécurisé
La prise de note implique souvent que l’on veuille partager nos fichiers dans l’optique d’un travail collaboratif. Or, il est possible que votre entreprise travaille sur des projets qui doivent rester confidentiels. Joplin met l’accent sur la sécurité avec un cryptage à deux facteurs d’authentification. Le but est de partager votre travail, mais seulement avec les bonnes personnes.
Joplin vous permet de stocker vos fichiers sur le cloud de votre choix (Dropbox on OneDrive, notamment), ce qui implique que vous pourrez toujours retrouver vos fichiers même en cas de problème majeur.
Pour le reste, Joplin ressemble beaucoup à Evernote dans l’ensemble de ses fonctionnalités, c’est-à-dire qu’il est capable d’intégrer des fichiers multimédias, de reconnaître la voix de quelqu’un pour retranscrire ses propos en textes, et convertir l’ensemble de vos fichiers dans le format de votre choix.
PDF Annotator
Nous apprécions tous les bénéfices du format PDF, notamment puisqu’il est devenu le format de fichier le plus utilisé par l’ensemble des systèmes informatiques mondiaux. Toutefois, il reste un problème de taille lorsque l’on reçoit un fichier PDF : il est impossible de le modifier soi-même si l’on n’a pas l’autorisation de son créateur original.
Le logiciel PDF Annotator vous permet donc de faire des annotations manuscrites sur un fichier PDF, dans le but de conserver vos notes ou de les renvoyer à votre interlocuteur. Les applications de cette fonction sont multiples : imaginez que vous êtes un professeur qui corrige un devoir sur PDF : vous pouvez interagir sur le document en utilisant votre souris, mais également un style graphique si vous travaillez sur tablette.
Les fonctionnalités de PDF Annotator ne s’arrêtent pas là, puisque vous pouvez apposer votre signature, votre tampon et convertir le fichier dans un grand nombre de formats. Cette versatilité a un coût, puisque le logiciel vous coûtera 69 € en achat unique. Il existe également un plan de souscription sur deux ans.
Sticky Notes
Puisque nous parlons de prise de notes, pourquoi ne pas se concentrer seulement sur la prise de notes ? Reprenant le concept tout à fait éprouvé des post-it, le logiciel Sticky Notes (version 8) vous permet de travailler avec des post-it sur l’écran de votre ordinateur. Vous pouvez customiser la couleur de ces posts, et faire apparaitre et disparaitre l’ensemble des post-it avec un simple raccourci clavier.
