Les cartes kanban sont des outils généralement utilisés par les entreprises dans la répartition des tâches. Elles sont d’ailleurs très avantageuses pour la réalisation de projets complexes.
Voici comment créer des cartes kanban efficaces pour vos projets.
Déterminer les tâches à accomplir
Avant de créer vos cartes kanban, vous devez obtenir des informations sur les tâches nécessaires à l’accomplissement du projet. Pour cela, vous devez discuter avec votre équipe qui doit également comprendre l’importance de ces cartes. Puis déterminez les éventuelles tâches qui peuvent présenter des retards ou un manque de ressources.
Notez séparément les tâches de chacun sur des cartes physiques ou virtuelles. Mettez également en place, un code de couleur pour chaque type de travail afin d’aider votre équipe à mieux les visualiser. Séparez-les en trois listes selon le statut de chaque tâche.
Cependant, pensez à limiter le nombre d’activités en cours afin de rendre le travail plus fluide et d’améliorer l’efficacité de votre équipe.
Inscrivez les informations importantes
Pour la création des cartes kanban efficaces pour vos projets, vous devez y inscrire les informations convenables aux tâches à accomplir. Commencez donc par afficher le titre de la tâche en utilisant un verbe à l’infinitif au début de la description. Inscrivez ensuite, les dates clé pour l’exécution du travail de chaque collaborateur.
Vous pouvez, par exemple, indiquer les délais d’exécution des différentes tâches. Mentionnez aussi, pour les différents travaux, les personnes chargées de leur exécution.
Le but de tout ce système est de faciliter la communication entre les collaborateurs. En effet, chacun peut s’adresser directement au responsable d’une tâche donnée en cas de problème. Il existe également des informations facultatives, mais que vous pouvez ajouter sur les cartes kanban pour plus d’efficacité.
En effet, vous pouvez hiérarchiser les tâches afin de définir leur degré d’importance. Cette méthode aide notamment votre équipe à connaître les travaux à exécuter en priorité. Ajoutez ensuite des sous-tâches pour mieux organiser le travail. Aussi, n’hésitez pas à mentionner le suivi du temps si vous travaillez pour une agence.
Les logiciels utiles pour la création des cartes kanban
Vous avez la possibilité de créer des cartes kanban physiques en utilisant un porte-carte et des racks kanban. Toutefois, il est parfois préférable d’utiliser des cartes virtuelles, car elles facilitent l’exécution des tâches à distance.
Ainsi, vous avez à votre disposition, plusieurs logiciels utiles pour créer des cartes kanban. Vous pouvez, par exemple, opter pour l’outil Jira Software qui vous permet de mieux gérer vos tâches. Il propose des modèles personnalisables de cartes et de tableaux kanban. Agile est également un logiciel conçu pour la répartition des tâches avec la méthode kanban.
